GEN MUTO'S HOMEPAGE  エクセル大事典  世間の誤ったエクセルのべからず集

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 ■ 世間の誤ったエクセルのべからず集
  エクセルで業務用の文章を書くな!
 
■ じゃんじゃんエクセルで業務用の文書を書くべきです
 
ここでは世の中一般に広く浸透している?エクセルのべからず集について、その誤った認識を正しエクセルのもつ無限の可能性についてご紹介したいと思います。
たとえばあなたはこんな話を聞いたことがありませんか?

 ・エクセルで業務用の文章を書くな!
 ・エクセルをパワーポイントやグラフィックソフトの代わりにするな!
 ・エクセルのマクロでシステム開発するな!
 ・エクセルでゲームを作るなんてとんでもねーぞ!

…どうですか?ちらっとでも聞いた心当たりはありませんか?
結論から言いますと、これらは全て誤りです。大間違いです。
じゃんじゃんエクセルで業務用の文書を書くべきですし、パワポの代わりにすべきです。
さらにエクセルのマクロでゲームはおろか基幹システムだって構築できます。

ただし…、
なんでも好き勝手にやればいいものではありません。そこには最低限の知識と手法があるべきです。
逆にいえばこれらの知識・手法さえ心得ていればエクセルで基幹システムだって開発できるのです。
「誰が?」
あなたですよ!この大事典を読んでいるあなたです。他に誰がいるんですか?

システムの開発なんてちっとも難しくありません。
開発業者に高い料金をいつまで払い続けますか?あなたの会社の業務はあなたが一番詳しいのではないですか?
あなたの会社のシステムを作る適任者は誰ですか?他の誰でもありません、あなたです。
そして、最適な開発ツールはExcelです。DelphiでもVCでもVB.NETでもありません。
ExcelとExcelVBAです。

エクセルで業務用の文章を書くな!
特によく聞かれるエクセルのべからずがこれです。彼らはいったい何ゆえにExcelで文章を書くなというのでしょう?

「Excelは表計算をするもの。文章ならWordで書け!」
よく聞かれる理由の一つがこれです。愚かです。あまりにも狭い良識にあいた口がふさがりません。
もし表計算ソフトで文章を書いていけないなら、Webアプリはどうなるのでしょう?
もともと表記用のマークアップ言語として開発されたHTMLとサーバースクリプトを組み合わせて作られたWebアプリケーションなど、そういった意味では邪道以外の何物でもありません。
「表計算ソフトで文章を書くな!」これはエクセルのもつ豊富な文章表現機能をしらない人のたわごとでしかありません。

実際、エクセルの文章表現機能はたいしたものです。ほとんどどんなふうにでも書けるといって過言ではありません。
ただし、いくつかの約束事があります。

・できるだけセルに文章を書かない。
これは大事なことです。なぜかというとセルに文字を入れてしまうとレイアウトを構成することが極端に難しくなってしまいます。つまりあるセルの列幅、行の高さがほかのセルに影響を与えてしまいます。
また長い文章の場合、改行の問題があります。(セルの中で改行を指定したい場合、Alt+Enterで任意の改行位置を指定することは可能です)
とはいえレイアウトとなるとこれは大変です。
また一つのセルに入力できる文字数と表示される文字数にも制限があるため、長文の入力はやはり不向きです。
http://support.microsoft.com/kb/211580/ja

文字は面倒でもテキストボックスに入れておいたほうが無難です。
意外と知られていないのがテキストボックスの表現力です。たとえば下の画像はExcel2003のテキストボックスひとつだけでで作成したものです(複数のシェイプを組み合わせたものではありません)。

どうです?テキストボックス一つでこれだけ表現できるのは少し驚きではないですか?
さらにエクセルの場合、これにワードアートや画像、表やグラフが組み合わせられるのです。誰ですか?文章を書くならワードだと言っていた人は。
ただしエクセルで文書を作成するときは以下の点に留意してください
 
 
 
一ワークシートにはできるだけ一文書にとどめる
よく一つのワークシートに複数ページにまたがった文章を書く人がいます。
これはあまりお勧めできません。その理由は先ほどの「できるだけセルに長文を書かない」のと似ています。
複数ページにまたいだ文書をワークシートに作ると、最初のほうの行幅を変更したり、レイアウトを変更するだけで、それ以降の全てのページの改ページ位置が変更されてしまいます。
一度、印刷すればそれで事足りるような簡易文書を除いて、一ワークシートに複数ページの文書を作成するのは、やはり効率が悪いようです。

エクセルに不向きな文書も存在する
じゃんじゃんエクセルで文書を作りなさいと言っておいて恐縮ですがやはりエクセルには根本的に不向きな文書というものが存在します。
「大長編小説、長文論文」
 原稿用紙、数十枚に及ぶような長大な文章はやはりエクセルには不向きです。ここは素直にワープロソフトを使ったほうがよいでしょう。
「提出様式の定められた文書」
 PDFやDOCなど、あらかじめ提出する様式の定まった文書は、素直にその形式のソフトウェアで作成したほうが賢明です。エクセルで作っておいて変換してコピーなどもできますが、多くの場合レイアウトが崩れたり、体裁が変わってしまったりと何かと面倒です。

これらの利点、欠点を踏まえた上でじゃんじゃんエクセルで文書を作成してください。
使いにくいワープロソフトの機能を一から覚えるなんてナンセンスです。エクセルで文書を作成してなんら恥じる必要はありません。

エクセルだとシートが広すぎてどこまでが文書なのかわからない。こんなことをぬかすトーヘンボクには、行を選択しておいてCtrl+Shift+下矢印で最終行まで選択、Ctrl+9で一気に非表示にできることを教えてあげてください。
列ならば、列を選択、Ctrl+Shift+右矢印で最終列まで選択、Ctrl+0で非表示にできます。
(再表示させる時は行はCtrl+Shift+9、列はCtrl+Shift+0)

こんな感じになります。


エクセルの印刷機能については、こちらをご参照ください。
エクセルは最高の帳票作成ツール

 

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Microsoft MVP Excel
武藤 玄 プロフィール
 

本を執筆しました
ストーリーで学ぶ Excel VBAと
業務改善のポイントがわかる本

Webでは書ききれなかった技術的
解説や描き下ろしイラスト満載
初版限定公式模擬問プレゼント
 

VBAエキスパート公式サイトにて、
連載コラムを執筆しています
毎月10日更新、「やってみよう!
Excel/Access VBAで業務改善

 

本を執筆しました
VBAエキスパート公式テキスト
Access VBA ベーシック
Access VBA スタンダード
VBAエキスパート新試験の
合格を目指す方は必読です
 

本を執筆しました
Excel VBA ゲーム作成入門
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